الوصف العام للوظيفة:
تهدف هذه الوظيفة الى التخطيط والإشراف على تنفيذ كافة المهام والأعمال التي تضمن حسن سير وانتظام العمل في المجالات المالية والإدارية بالمكتبة وذلك من خلال الاشراف على الإدارات التابعة للقطاع. ويشمل ذلك على وضع الاهداف والاستراتيجيات المالية والإدارية في مجالات المالية والشئون الإدارية للمكتبة والإشراف على تنفيذ كافة الاجراءات المتعلقة بإدارة هذه الموارد والخدمات بما يكفل تحقيق التوظيف الأمثل لموارد المكتبة ويحقق أهدافها بكفاءة وفاعلية.
واجبات ومسئوليات الوظيفة:
- المشاركة في صياغة الخطط والأهداف الاستراتيجية للمكتبة ومن ثم صياغة الخطط والأهداف الاستراتيجية الوظيفية للقطاع والإدارات التابعة له.
- المشاركة في تخطيط احتياجات القطاع من الموارد البشرية اللازمة لتسيير اعمال القطاع وتنفيذ المهام المالية والإدارية بمختلف قطاعات المكتبة بكفاءة وفاعلية.
- إعداد مشروع الموازنة التخطيطية للمكتبة في ضوء خطط وأهداف قطاعات المكتبة المختلفة وفي ظل القواعد والأسس التي تنظم العمل بالمكتبة.
- تنسيق العمليات المالية والإدارية بين القطاعات المختلفة بالشكل الذي يضمن أداءً متميزا للعملية الإدارية.
- الإشراف على اعمال القيد والإجراءات المحاسبية والمتابعات المالية وإعداد قوائم المركز المالي والحسابات الختامية طبقاً للمبادئ المحاسبية المعمول بها بالمكتبة.
- الاشراف على إجراء التحليلات المالية اللازمة للوقوف على أوضاع السيولة اللازمة لمقابلة الالتزامات المالية لمختلف أنشطة المكتبة وإصدار التقارير الخاصة بالأداء المالي ورفعها لمدير المكتبة.
- الاشراف على وضع وتنفيذ اجراءات المراجعة المالية لكافة الاعمال والإجراءات المالية والإدارية بما يكفل ضبطها وموافقتها للوائح المكتبة.
- الاشراف على إعداد ميزانية تشغيلية لكافة قطاعات المكتبة، والعمل على قياس نجاح الانشطة والبرامج من خلال تحليل التكاليف والتحليلات المالية المختلفة ورفع التقارير الخاصة بذلك لمدير المكتبة.
- الاشراف على إعداد التقارير المالية وتوفير البيانات والمعلومات الخاصة بتحديد المراكز المالية ورفعها للجهات الحكومية المختصة.
- وضع الخطط والسياسات لعمليات التحصيل والصرف والإشراف على تطبيق أحدث الممارسات المتعلقة بتقنيات إدارة النقدية التي تساعد في زيادة فعالية ودقة خدمات إدارة النقد والسيولة
- وضع الصيغ والممارسات الادارية التي تساعد في تطوير التفاوض بشأن العقود التي تبرمها المكتبة وإكساب المكتبة المزايا النسبية التي تتناسب مع ريادتها.
- الاشراف على وضع نظم المشتريات التي تكفل توفير احتياجات المكتبة من جميع المهمات والخدمات من مختلف الموردين بكفاءة وفاعلية.
- الاشراف على وضع الخطط الكفيلة بزيادة المبيعات من مختلف خدمات المكتبة بما يحقق رسالة المكتبة.
- الاشراف على وضع الضوابط ومتابعة الدورة المستندية ودورة العمل التي من شأنها ضبط العمليات المالية وعمليات الشراء والتعاقدات بما يطابق اللوائح المعمول بها بالمكتبة.
- وضع والإشراف على تطبيق نظم الضبط الداخلي ومتابعة العهد والإشراف على أعمال الجرد لكافة الأصول الثابتة والمنقولة بما يكفل حماية الأصول والتجهيزات المادية والمالية والمنقولة للمكتبة.
- وضع ضوابط لاستخدام قاعات المكتبة وتأجيرها.
- وضع والاشراف على تطبيق لوائح حماية وصيانة قاعة المؤتمرات بما يتوافق مع معايير الجودة وفي حدود القوانين واللوائح المنظمة للعمل.
- متابعة والاشراف على أعمال وحدة التنقلات والمسئولة عن تنسيق وتنظيم طلبات السيارات والتنقلات بالمكتبة
- المشاركة في بحث المشروعات الجديدة للمكتبة، والعمل على إيجاد فرص تمويل جديدة، والمشاركة في صياغة الموازنات التقديرية لهذه المشروعات، ودراسة جدواها من حيث التكاليف والمنافع المحتملة.
- متابعة التطورات والمستجدات العالمية في مجالات التخصص التي تنتمي إليها الادارات التابعة للقطاع ومتابعة وتحديث المعلومات عن الأنظمة المالية والإدارية بالمنظمات والمعاهد العلمية الدولية وتوظيفها في تطوير النظم المالية والإدارية بالمكتبة.
متطلبات شغل الوظيفة
- الحصول على الدرجة الجامعية الأولى في تخصص الإدارة المالية أو المحاسبة من إحدى الجامعات المصرية أو شهادة أجنبية معادلة من المجلس الأعلى للجامعات، ويفضل الحصول على درجة الماجستير أو الدكتوراه.
- خبرة متميزة في مجال التخصص لا تقل عن عشرين عاما منها عشر سنوات على الأقل في وظائف قيادية (ممارسة فعلية).
- يفضل الحصول على برامج ودورات متخصصة في التحليل المالي والإدارة المالية.
- إجادة اللغتين العربية والإنجليزية ويفضل إجادة لغة اجنبية أخرى – ويشترط الحصول على شهادة تويفل (500 درجة paper based أو 173 درجة computer based أو 60 درجة internet based) أو أيلتس (5 نقاط) أو شهادة AUEPT (70 درجة) أو ما يعادلهم ومعترف بها من مكتبة الإسكندرية.
- إجادة استخدام برامج وتطبيقات الحاسب الآلي إجادة تامة ويشترط الحصول على شهادة ICDL
- ألا يزيد سن المتقدم لشغل الوظيفة عن 56 عامًا في تاريخ نشر الإعلان.
- العمل بنظام كامل الوقت.
توافر مهارات:
الرؤية الاستراتيجية – مهارات الاتصال والقيادة – التحليل الأمني – إدارة المشكلات – القدرة على الابتكار - المهارات التنظيمية – القدرة على التواصل الفعال –المرونة والقدرة على إدارة الأزمات والسرعة في الاستجابة للمواقف المختلفة.
المستندات المطلوبة:
- بيان حالة وظيفية حديث معتمد موجه لمكتبة الإسكندرية مبيناً به التدرج الوظيفي والتأهيل العلمي والدبلومات والدرجات العلمية -إن وجدت- وتقارير كفاية الأداء عن أخر ثلاث سنوات والجزاءات إن وجدت، الإنجازات الوظيفية التي تحققت أثناء الحياة الوظيفية.
- المقترح التطويري وفقاً للنموذج المرافق للإعلان؛ على أن يراعى أن يتضمن المقترح أهدافًا محددة زمنيًا وقابلة للتطبيق. لتحميل نموذج المقترح التطويري اضغط الرابط التالي : Development proposal
- أي بيانات أخرى يريد المتقدم إضافتها.
- استيفاء طلب شغل الوظيفة إلكترونياً من خلال الموقع الرسمي للمكتبة، ويجب على المتقدم للوظيفة استيفاء كافة البيانات وإرفاق كافة المستندات المطلوبة بالطلب.
مدة التعاقد: طبقاً للائحة الموارد البشرية لمكتبة الإسكندرية.
ملحوظة:
- سيتم التعامل مع المعلومات الواردة بنموذج التقديم للوظيفة بمهنية عالية وسرية تامة.
- سيتم اخطار من تم ترشيحه لإجراء المقابلة الشخصية وذلك عبر البريد الإلكتروني وعليه إحضار أصول المستندات المطلوبة أو صورة طبق الأصل منها.
- سيتم استبعاد الطلبات غير المستوفاة.